يعد التدقيق الفعال عنصرًا حاسمًا في الحفاظ على معايير السلامة العالية. التدقيق هو مزيج دقيق من العلم والفن، ويتطلب المعرفة التقنية والقدرة على تحليل المعلومات بسرعة وإصدار الأحكام بشأن المطابقة أو عدم المطابقة. أحد الجوانب الرئيسية لهذه العملية هو تحديد ما هو "قابل للتدقيق"؛ المتطلبات.
فهم "القابل للتدقيق"; المتطلبات
في كل مؤسسة، يجب الوفاء بعدد لا يحصى من الالتزامات لإرضاء مختلف أصحاب المصلحة مثل الحكومة والجهات التنظيمية والعملاء والمجتمعات المحلية. تشكل هذه الالتزامات، المضمنة في وثائق الشركة مثل السياسات والإجراءات، "المتطلبات" التي تحتاج إلى التدقيق. ومع ذلك، ليست كل المتطلبات قابلة للتدقيق - فقط تلك التي لها نتائج قابلة للتنفيذ يمكن تدقيقها بشكل فعال.
التحديات التي تواجه المدققين
يواجه المدققون التحدي المتمثل في محدودية الوقت والموارد للتحقق من جميع المتطلبات التنظيمية. ولذلك، فمن الضروري للمدققين، وخاصة أولئك الأقل خبرة، تحديد المتطلبات الأكثر أهمية خلال المرحلة التحضيرية للتدقيق. يتضمن ذلك مراجعة وتحليل وثائق المنظمة وفهم العمليات التجارية والمخاطر التي تنطوي عليها. بالنسبة للمتطلبات الفنية، يعد طلب التوضيح من الموظفين المؤهلين أمرًا حيويًا.
الالتزام بمعايير ISO
عند التعامل مع أنظمة إدارة الصحة والسلامة والبيئة التي قد لا تتوافق مع معايير ISO مثل ISO 9001 أو ISO 45001، يجب على المدققين تفسير المستندات الداخلية للمنظمة. في تدقيق ISO، "يجب" يشير إلى شرط، "ينبغي" توصية، "ربما" إذن، و"يمكن" إمكانية. يعد فهم هذه الفروق أمرًا بالغ الأهمية عند تدقيق المؤسسات غير المتوافقة مع معايير ISO.
سياسات التدقيق وأهدافه وإجراءاته
يمكن أن تشكل السياسات، التي غالبًا ما تكون مستندات عالية المستوى، تحديًا للتدقيق المباشر. يجب على المدققين التحقق مما إذا كان الموظفون يفهمون هذه السياسات وينفذونها. تعمل الأهداف على ربط بيانات السياسة والخطوات القابلة للتنفيذ، وعادةً ما تكون قابلة للقياس وتشكل نطاق التدقيق. تحتوي الإجراءات والخطط وتعليمات العمل على غالبية المتطلبات القابلة للتدقيق وتحدد الإجراءات اللازمة للمهام التشغيلية.
دور السجلات التنظيمية
توفر السجلات السياق ولكنها ليست المؤشر الوحيد للامتثال. يجب على المدققين مراجعة السجلات ذات الصلة لفهم الالتزامات والتحقق من الحفاظ عليها بدقة. ومع ذلك، يجب توخي الحذر، لأن السجلات قد لا تعكس دائمًا الظروف الحالية أو قد تكون غير دقيقة في بعض الأحيان.
إمكانية التتبع وآراء التدقيق
من المهم أن ترتبط نتائج التدقيق بشكل صريح بالمتطلبات القابلة للتدقيق، مع تقديم أدلة واضحة عن أي حالات عدم مطابقة. في حين أن الآراء التي تم جمعها خلال المقابلات مع الموظفين ذات قيمة، إلا أنها لا ينبغي أن تكون الأساس الوحيد لعدم المطابقة. يجب على المدققين التمييز بين الآراء والحقائق وأن يظلوا على دراية بتحيزاتهم.
باعتبارنا مدققين في صناعة النفط والغاز، يجب أن نكون على دراية تامة بقيودنا ونركز على المتطلبات القابلة للتدقيق لضمان تقييمات دقيقة وعادلة. ومن خلال الإعداد الشامل وفهم الأعمال والتحليل الدقيق، يمكننا التعامل بفعالية مع تعقيدات التدقيق في هذه الصناعة عالية المخاطر.